Nur ordnungsgemäße Fahrtenbücher werden anerkannt | Küpper & Partner GmbH Steuerberatungsgesellschaft beraten Sie gern

Werden betriebliche Kraftfahrzeuge auch privat genutzt, muss der private Nutzungsanteil versteuert werden. Die Höhe der privaten Kfz-Nutzung wird entweder pauschal nach der sog. 1%-Regel ermittelt oder mit Hilfe eines Fahrtenbuches. Mit einem Fahrtenbuch kann die genaue Höhe der auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen ermittelt werden. Dafür müssen zum einen die genauen Aufwendungen für das privat genutzte Kfz feststehen und durch Belege nachgewiesen werden. Zum anderen müssen sich die beruflichen Fahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb und die Privatfahrten aus einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch ergeben.
Ein Fahrtenbuch muss formell ordnungsgemäß sein
Ein Fahrtenbuch kann handschriftlich oder elektronisch geführt werden. Elektronische Aufzeichnungen genügen jedoch nur dann den formellen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, wenn nachträgliche Veränderungen der Daten technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei dokumentiert und offengelegt werden. Eine Excel-Tabelle wird diesen Anforderungen nicht gerecht.
Ein Fahrtenbuch muss inhaltlich ordnungsgemäß sein
Ein Fahrtenbuch muss fortlaufend und zeitnah geführt werden, am besten täglich. Selbst dann, wenn das Verhältnis von privater und betrieblicher Nutzung gleichbleibend ist, genügt es nicht, ein Fahrtenbuch nur für einen repräsentativen Zeitraum zu führen.
Ein ordnungsgemäß geführtes  Fahrtenbuch muss für jede betriebliche Fahrt die folgenden Eintragungen enthalten:
Datum der Fahrt
Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt; schädlich wäre eine Rundung in der Endziffer auf eine "0".
Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner; Umwegfahrten sind aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben wird verzichtet, sofern die berufliche Veranlassung der Fahrt ohnehin plausibel erscheint.
Bei gleichbleibendem Kundenkreis reicht die Aufzeichnung der Kundennummer des aufgesuchten Geschäftspartners (Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen).
Für Privatfahrten genügen Kilometerangaben, ohne dass im Einzelnen der Reiseweg und
der Reisezweck angegeben sind.
Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb genügt jeweils ein entsprechender kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Auch bei beruflicher Verschwiegenheitspflicht muss ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß sein
Auch Ärzte, Rechtsanwälte, Apotheker, die einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, sind verpflichtet, Name und Anschrift des Patienten oder Mandanten im  Fahrtenbuch aufzuzeichnen. Allerdings reicht hier die Angabe "Mandanten- bzw. Patientenbesuch" als Reisezweck aus, wenn Name und Adresse des aufgesuchten Mandanten bzw. Patienten vom Berufsgeheimnisträger in einem vom Fahrtenbuch getrennt zu führenden Verzeichnis festgehalten werden.
Nicht jeder Fehler ist schädlich
Kleinere Mängel bleiben ohne Folgen, wenn die Angaben im Fahrtenbuch insgesamt plausibel sind. So wurden die fehlende Eintragung einer Fahrt zur Tankstelle sowie zwei Differenzen zwischen den Kilometerangaben in den Werkstattrechnungen und im Fahrtenbuch als geringfügig eingestuft. Bei fehlenden Eintragungen für fünf Fahrten wurde das Fahrtenbuch dagegen verworfen. Eine genaue Grenze, ab wie vielen Fehlern ein Fahrtenbuch trotz nachgewiesener Mängel noch anzuerkennen ist, gibt es allerdings nicht. Wird das Fahrtenbuch verworfen, ist die Privatnutzung nach der 1 %-Regelung zu ermitteln oder der private Nutzungsanteil wird geschätzt, falls das Fahrzeug nicht zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.