in Berlin Hellersdorf, Köpenick, Treptow

Liebe Leserinnen und Leser,

Alle Unternehmer, sowohl bilanzierende als auch solche, die eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen, sehen sich gestiegenen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Aufzeichnungen seitens der Finanzverwaltung gegenüber. Häufig jedoch setzen viele Unternehmen diese Anforderungen nur teilweise oder gar unzureichend um – mit ärgerlichen Folgen.

Hintergrund für diese höheren Anforderungen bildet ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD – BMF-Schreiben vom 14.11.2014).
In diesem Schreiben nehmen die Finanzbehörden u.a. auch Stellung zur sog. „Verfahrensdokumentation“. Danach ist für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation erforderlich, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Infolge verlangen nun auch Betriebsprüfer vermehrt eine Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfungen.
Werden bei den Betriebsprüfungen nun Mängel in der Buchführung festgestellt, kann dies zum Verwerfen der Buchführung und infolge dessen zu erheblichen Umsatz-Hinzuschätzungen und somit zu einer entsprechend höheren, steuerlichen Belastung des Unternehmers führen. Die Vorlage einer Verfahrensdokumentation kann dies verhindern.  
 
Wir erklären Ihnen, wie Sie sich durch eine korrekte Verfahrensdokumentation davor schützen können.

Der Umfang Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation ist abhängig von:
Größe und Struktur Ihres Unternehmens,
dem Umfang des Geschäftsfeldes und
den von Ihnen eingesetzten Datenverarbeitungssystemen.
Im nächsten Schritt wird zur Sicherung der Ordnungsmäßigkeit in der Verfahrensdokumentation festgelegt:
Wie steuerrelevante Belege und Unterlagen erfasst, digitalisiert, für die Buchführung aufbereitet, aufbewahrt, ausgetauscht, archiviert und vernichtet werden.
Welche Datenverarbeitungssysteme (Hard-, Software) mit welchen technischen Eigenschaften, Programmierdokumentationen und Zertifikaten verwendet werden.
Das betrifft beispielsweise elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme, Fakturierprogramme, Dokumentenmanagement- sowie Archivierungssysteme.
Welche Personen zugriffsberechtigt sind und wann diese eingewiesen worden sind (Protokolle).
Welche internen Kontrollen erfolgen, um sicherzustellen, dass die Vorschriften eingehalten werden.
Die lückenlose Dokumentation der Änderungen an den Systemen oder am Verfahren.

Wir empfehlen Ihnen dringend, eine solche Verfahrensdokumentation zu erstellen, um die unangenehmen Folgen bei festgestellten Mängeln während einer Betriebsprüfung zu vermeiden. 

Für Fragen zur Analyse Ihrer Prozesse, deren Konformität  zu den GoBD sowie zur Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Wir freuen uns Sie kennenzulernen!

Impressum: /news/impressum/56514.htm

Ebereschenallee 29
12623 Berlin Hellersdorf Mahlsdorf
Mo - Do 08:00 - 18:00
Fr 08:00 - 16:00